Nah daripada uang segitu dibeliin Adobe Acrobat, mending uangnya ditabung buat keperluan yang laen. Untuk keperluan buat PDF, kita bisa cari alternatif program lain. Seperti yang akan kita bahas di sini.. Lima (bukan hanya satu) program alternatif pembuat PDF. Apa saja kelima program tersebut? Mari kita ikuti lebih lanjut.

1. PrimoPDF

PrimoPDF adalah salah satu program pembuat PDF yang berjalan di bawah Windows dengan sekian banyak fitur untuk mengoptimalkan proses pembuatan segala dokumen Anda menjadi PDF. Seperti program PDF Creator yang lain, setelah instalasi, Anda dapat menemukan PrimoPDF dalam daftar Print Option.

Sesaat setelah menekan tombol Print, Anda akan dihadapkan pada lima pilihan: Screen, eBook, Print, Prepress, and Custom. Yang paling menarik adalah masing-masing pilihan tersebut sudah disertai dengan deskripsi singkat yang sangat berguna untuk memahami fungsi pilihan tersebut dengan cepat. Kelima-limanya juga telah disusun berdasakan urutan besar file yang dihasilkan sehingga mempermudah pengguna untuk memilih output file yang diinginkan.

Jika Anda memilih Custom, Anda bisa tentukan sendiri profil file PDF seperti keinginan Anda. Sementara itu dalam Document Properties, Anda bisa memasukkan judul, deskripsi, dan keyword untuk file PDF Anda

Satu hal lagi yang membuat PrimoPDF yang menonjol, yakni fasilitas keamanan dalam file PDF. Anda bisa memproteksi file PDF yang akan Anda buat baik untuk sekedar melihat atau memodifikasinya. Jika Anda memilih proteksi modifikasi, maka Anda akan mendapatkan pilihan yang lebih lengkap atas apa yang boleh dan tidak boleh diubah..

Secara keseluruhan, PrimoPDF menjanjikan fleksibilitas dan puluhan fitur yang membuatnya menjadi PDF Creator unggulan.

[Download PrimoPDF]

2. PDFCreator

PDFCreator memiliki puluhan fitur yang akan membantu Anda dalam melakukan konversi. Program ini bukan hanya sekedar PDF Converter biasa, namun juga bisa melakukan konversi ke dalam beberapa format yang berbeda seperti PNG, JPG, BMP, PCX, TIFF, PS, EPS, TXT, PSD, PCL, RAW dan SVG..

Pengaturan PDF Security dalam program ini sangat mirip dengan yang ada di PrimoPDF. PDFCreator menyediakan sejumlah layer keamanan yang berbeda dengan menambahkan fasilitas password untuk menampilkan dan atau memodifikasi file PDF. Program ini memiliki dua tipe enkripsi, sehingga Anda bisa menambah tingkat keamanan bahkan dari orang jahil. Selain itu Anda juga tetap bisa menambahkan Judul dan keyword. Setelah semua lengkap Anda bisa langsung menyimpan file PDF Anda atau langsung mengirimnya via email.

[Download PDFCreator]

3. DoPDF

Program ini adalah salah satu program Converter PDF yang telah mendukung multibahasa. Setelah memilih dokumen yang akan dicetak, DoPDF akan menampilkan sebuah jendela berisi informasi tempat Anda akan menyimpan file PDF dan pilihan untuk membuka otomatis file PDF setelah proses konversi selesai.  Program ini tidak disertai pembaca PDF built-in. Program yang saya katakan digunakan untuk membuka otomatis file PDF di sini merujuk pada pembaca PDF default yang Anda gunakan. Jadi jika Anda sekarang belum memiliki PDF Reader apapun, Anda perlu menginstallnya terlebih dahulu.

Secara umum DoPDF sangat mudah digunakan dan akan memberitahu Anda jika proses konversi sudah berhasil dilakukan.

[Download DoPDF]

4. PDF995

Program ini adalah salah satu program yang paling mudah digunakan, namun sedikit sayangnya adalah adanya iklan di dalamnya. Program berbasis Windows ini memisahkan driver printer dan converter dalam dua file .EXE yang berbeda. Untuk mendownload dan menginstall kedua file ini mungkin tidak praktis. Jika saja keduanya dijadikan satu file, mungkin akan lebih mempermudah pengguna. Anda tidak perlu terkejut jika setelah proses instalasi salah satu file, Anda akan mendapatkan notifikasi bahwa agar dapat berjalan dengan baik program ini membutuhkan file yang kedua.

Seperti PrimoPDF, program ini sangat mudah digunakan. Anda cukup masuk ke Print Options dan melakukan setting di sana. Mungkin satu hal yang membikin sedikit menyebalan adalah dalam versi gratis terdapat banyak sekali iklan. Iklan-iklan segede ini muncul begitu saja tanpa diundang. Dari situlah mungkin PDF995 bisa menerbitkan versi gratis. Jika Anda ingin iklan-iklan tersebut hilang, Anda cukup melakukan upgrade, dengan sedikit biaya tentunya..

Secara umum, Anda tidak mendapatkan pilihan dan setting seperti PDF Properties dan Setting Privasi seperti pada PrimoPDF dalam program ini. Anggap saja hanya program sederhana untuk membuat file PDF itu saja, lain tidak.

[Download PDF995]

5. CutePDF

CutePDF adalah program PDF Creator yang ringan dan cepat. Satu hal yang menyenangkan adalah bahwa installernya sudah dipaketkan dalam bentuk ZIP. Anda tidak perlu lagi menginstal program dan driver printer satu persatu lagi, meski jika Anda ingin, Anda juga memilih bentuk installer seperti PDF995. Dua file yang terpisah.

Selama proses instalasi, Anda akan ditanya apakah Anda akan menggunakan Ask.com sebagai mesin pencari default PC Anda. Saya tidak menyarankan untuk mengaktifkan pilihan ini karena mungkin nantinya cukup mengganggu. Setelah instalasi selesai, Anda bisa temukan pilihan CutePDF pada pilihan Printer persis seperti program PDF Converter yang lain.

Satu hal yang perlu Anda perhatikan. Sesaat setelah Anda menekan tombol Print dan memilih nama file PDF yang akan Anda buat, file dialog box akan hilang dan tidak ada tanda-tanda apapun apakah file PDF Anda sudah jadi atau gagal. Anda bahkan mungkin perlu mencari sendiri dimana lokasi penyimpanan file PDF yang barusan Anda buat tersimpan. Seharusnya ada notifikasi yang menginformasikan kepada pengguna bahwa proses pembuatan PDF sedang berlangsung, atau sudah selesai. Ini yang belum ada dan bisa jadi masukan bagi pengembang CutePDF ke depan.

CutePDF memang memiliki kelebihan dari PDF995 dalam hal instalsi tapi mungkin perlu penyempurnaan lebih lanjut yakni adanya notifikasi proses konversi sedang berlangsung atau sudah berhasil.

[Download CutePDF]

Nah, sekarang, program konversi PDF mana yang lebih Anda sukai?

Sebelum kita mulai ada baiknya kita bahas dulu apa sebenarnya fasilitas Excel yang kita bicarakan ini.

Tentang Sharing Workbook
Sharing workbook adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni penggunaan satu file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah di-share, sebuah file Excel atau workbook dapat di-edit oleh beberapa orang sekaligus secara simultan, baik nilai, format, maupun data-data lain yang terdapat dalam workbook. Dengan cara ini suatu tugas dapat dikerjakan bersama-sama dengan output sebuah file tunggal. Dengan pembagian tugas yang jelas dan manajemen yang tepat, tugas tim dapat dikerjakan lebih efektif dan dapat selesai lebih cepat.

Pada prinsipnya fasilitas ini memanfaatkan dukungan File and Printer Sharing Windows. Harap diperhatikan, setelah Anda men-share workbook maka beberapa fasilitas dasar Excel menjadi tidak dapat lagi dilakukan. Fasilitas yang dimaksud adalah: merge cell, delete atau insert row-column, delete workshet, mengubah dialog box dan menu, conditional format dan data validation, insert charts, pictures, objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools, membuat password, melihat, mengubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert subtotals, membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuat macro.

Windows membatasi jumlah maksimal pengguna yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing dalam suatu waktu adalah 256 orang. Pengguna file ini dapat dibatasi hak penggunaannya dengan mengatur permission yang diset didalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, jika user memiliki akses penuh/full permission atas suatu folder sharing maka ia mempunyai akses yang sama terhadap file Excel tersebut.

Membuat Sharing Workbook
Untuk membuat file Excel dapat diakses secara bersama-sama, ikuti beberapa langkah berikut:

1. Melalui Windows Explorer, Tentukan folder yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan file Excell Anda. Aktifkan file sharing dengan Klik Kanan Folder > Sharing and Security
2. Pilih Share this folder on The Network. Tandai check box Allow Network Users to Change My Files.
3. Kemudian dari Excell, Buka file Anda kemudian pilih Tools > Share Workbook > tab Editing.
4. Tandai check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
   
5. Akan muncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Dari folder inilah user-user yang Anda inginkan dapat mengakses file Excell ini.

Fasilitas Advanced pada Share Workbook
Jika kita lihat gambar di atas, terdapat tab Advanced di sebelah tab Editing dengan detail sebagai berikut:

1. Track changes :
   - Keep change history for 30 days. Dengan menandai pilihan ini, maka segala perubahan yang terjadi selama 30 hari akan disimpan. Logikanya jika ada beberapa data yang sebenarnya tidak ingin diubah, namun ternyata ada user yang telah mengubahnya, maka data dapat di-restore/dikembalikan.
   - Don’t keep change history. Pilihan ini membuat Excel tidak mencatat history setiap perubahan yang terjadi.
2. Update change :
   - When file is saved. Pilihlah ini jika Anda ingin setiap perubahan yang dilakukan oleh masing-masing user dapat diupdate ke dalam file Excel saat menyimpan file.
   - Automatically every 15 minutes. Pada pilihan ini masih terdapat dua opsi, yaitu :
   Save my changes and see others’ changes. untuk menyimpan Excel Anda tiap 15 menit sekaligus memperlihatkan perubahan-perubahan yang dilakukan oleh pengguna lainnya.
   Just see other users’ changes. File Excel Anda tidak akan di Save setiap 15 menit sekali, tapi namun hanya menampilkan perubahan-perubahan yang dilakukan oleh pengguna selain Anda.
3. Conflicting changes between users :
   - Ask me which changes win. Pilih pilihan ini berfungsi untuk memunculkan peringatan setiap ada perubahan yang terjadi pada cell/lokasi yang sama oleh beberapa pengguna sekaligus. Excell akan melakukan konfimasi perubahan oleh pengguna mana yang akan disimpan.
   - The changes being saved win menentukan perubahan paling akhir yang akan disimpan. Update ini menimpa penyimpanan sebelumnya yang dilakukan oleh pengguna manapun.
4. Include in personal View:
   - Print settings. Pilihan ini membuat print setting tiap pengguna akan selalu disimpan khusus untuk masing-masing dan tidak saling tumpang tindih. Print setting ini akan berubah jika pengguna sendiri yang merubahnya. Dengan kata lain, masing-masing user mempunyai setting print yang berbeda sesuai yang diinginkan.
   - Filter settings. Filter-filter yang telah dibuat seorang pengguna buat tidak akan berubah walaupun pengguna lainnya mengubahnya. Filter setting akan berubah jika pengguna yang bersangkutan yang merubahnya sendiri.
   

Membuat Sharing Workbook dengan Menjaga History Agar Tidak Terhapus Oleh Yang Tidak Berhak
Pada pilihan default, Windows memberikan hak pengguna yang pertama kali membuka workbook menjadi pengguna exklusif, artinya ia dapat saja mengubah settingan workbook, atau bahkan menutup sharing workbook. Saya sarankan Anda ikuti langkah berikut agar sharing workbook tidak berubah serta history setiap perubahan tidak terhapus oleh pengguna yang tidak memiliki hak:

1. Buka Tools > Share Workbook.
2. Hilangkan tanda pada check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
3. Buka Tools > Protection > Protect Shared Workbook.
4. Tandai check box Sharing with track changes.
5. Isi passwordnya, lalu klik OK.
6. Konfirmasi ulang passwordnya, lalu klik OK.
   

Mengijinkan dan Menggagalkan Perubahan Yang Terjadi

• Untuk mengetahui apa saja yang berubah, Pilih Tools > Track Changes > Highlight Changes.
• Untuk mengijinkan dan Menggagalkan perubahan yang terjadi, Anda dapat memilih Tools > Track Changes > Accept or Reject Changes.
  

Tips ini telah disunting dari berbagai sumber dengan informasi utama dan ilustrasi dari sini. Tip ini bermanfaat bagi Anda? Jangan lupa, silakan kasih komentar..