Sebelum kita mulai ada baiknya kita bahas dulu apa sebenarnya fasilitas Excel yang kita bicarakan ini.

Tentang Sharing Workbook
Sharing workbook adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni penggunaan satu file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah di-share, sebuah file Excel atau workbook dapat di-edit oleh beberapa orang sekaligus secara simultan, baik nilai, format, maupun data-data lain yang terdapat dalam workbook. Dengan cara ini suatu tugas dapat dikerjakan bersama-sama dengan output sebuah file tunggal. Dengan pembagian tugas yang jelas dan manajemen yang tepat, tugas tim dapat dikerjakan lebih efektif dan dapat selesai lebih cepat.

Pada prinsipnya fasilitas ini memanfaatkan dukungan File and Printer Sharing Windows. Harap diperhatikan, setelah Anda men-share workbook maka beberapa fasilitas dasar Excel menjadi tidak dapat lagi dilakukan. Fasilitas yang dimaksud adalah: merge cell, delete atau insert row-column, delete workshet, mengubah dialog box dan menu, conditional format dan data validation, insert charts, pictures, objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools, membuat password, melihat, mengubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert subtotals, membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuat macro.

Windows membatasi jumlah maksimal pengguna yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing dalam suatu waktu adalah 256 orang. Pengguna file ini dapat dibatasi hak penggunaannya dengan mengatur permission yang diset didalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, jika user memiliki akses penuh/full permission atas suatu folder sharing maka ia mempunyai akses yang sama terhadap file Excel tersebut.

Membuat Sharing Workbook
Untuk membuat file Excel dapat diakses secara bersama-sama, ikuti beberapa langkah berikut:

1. Melalui Windows Explorer, Tentukan folder yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan file Excell Anda. Aktifkan file sharing dengan Klik Kanan Folder > Sharing and Security
2. Pilih Share this folder on The Network. Tandai check box Allow Network Users to Change My Files.
3. Kemudian dari Excell, Buka file Anda kemudian pilih Tools > Share Workbook > tab Editing.
4. Tandai check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
   
5. Akan muncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Dari folder inilah user-user yang Anda inginkan dapat mengakses file Excell ini.

Fasilitas Advanced pada Share Workbook
Jika kita lihat gambar di atas, terdapat tab Advanced di sebelah tab Editing dengan detail sebagai berikut:

1. Track changes :
   - Keep change history for 30 days. Dengan menandai pilihan ini, maka segala perubahan yang terjadi selama 30 hari akan disimpan. Logikanya jika ada beberapa data yang sebenarnya tidak ingin diubah, namun ternyata ada user yang telah mengubahnya, maka data dapat di-restore/dikembalikan.
   - Don’t keep change history. Pilihan ini membuat Excel tidak mencatat history setiap perubahan yang terjadi.
2. Update change :
   - When file is saved. Pilihlah ini jika Anda ingin setiap perubahan yang dilakukan oleh masing-masing user dapat diupdate ke dalam file Excel saat menyimpan file.
   - Automatically every 15 minutes. Pada pilihan ini masih terdapat dua opsi, yaitu :
   Save my changes and see others’ changes. untuk menyimpan Excel Anda tiap 15 menit sekaligus memperlihatkan perubahan-perubahan yang dilakukan oleh pengguna lainnya.
   Just see other users’ changes. File Excel Anda tidak akan di Save setiap 15 menit sekali, tapi namun hanya menampilkan perubahan-perubahan yang dilakukan oleh pengguna selain Anda.
3. Conflicting changes between users :
   - Ask me which changes win. Pilih pilihan ini berfungsi untuk memunculkan peringatan setiap ada perubahan yang terjadi pada cell/lokasi yang sama oleh beberapa pengguna sekaligus. Excell akan melakukan konfimasi perubahan oleh pengguna mana yang akan disimpan.
   - The changes being saved win menentukan perubahan paling akhir yang akan disimpan. Update ini menimpa penyimpanan sebelumnya yang dilakukan oleh pengguna manapun.
4. Include in personal View:
   - Print settings. Pilihan ini membuat print setting tiap pengguna akan selalu disimpan khusus untuk masing-masing dan tidak saling tumpang tindih. Print setting ini akan berubah jika pengguna sendiri yang merubahnya. Dengan kata lain, masing-masing user mempunyai setting print yang berbeda sesuai yang diinginkan.
   - Filter settings. Filter-filter yang telah dibuat seorang pengguna buat tidak akan berubah walaupun pengguna lainnya mengubahnya. Filter setting akan berubah jika pengguna yang bersangkutan yang merubahnya sendiri.
   

Membuat Sharing Workbook dengan Menjaga History Agar Tidak Terhapus Oleh Yang Tidak Berhak
Pada pilihan default, Windows memberikan hak pengguna yang pertama kali membuka workbook menjadi pengguna exklusif, artinya ia dapat saja mengubah settingan workbook, atau bahkan menutup sharing workbook. Saya sarankan Anda ikuti langkah berikut agar sharing workbook tidak berubah serta history setiap perubahan tidak terhapus oleh pengguna yang tidak memiliki hak:

1. Buka Tools > Share Workbook.
2. Hilangkan tanda pada check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
3. Buka Tools > Protection > Protect Shared Workbook.
4. Tandai check box Sharing with track changes.
5. Isi passwordnya, lalu klik OK.
6. Konfirmasi ulang passwordnya, lalu klik OK.
   

Mengijinkan dan Menggagalkan Perubahan Yang Terjadi

• Untuk mengetahui apa saja yang berubah, Pilih Tools > Track Changes > Highlight Changes.
• Untuk mengijinkan dan Menggagalkan perubahan yang terjadi, Anda dapat memilih Tools > Track Changes > Accept or Reject Changes.
  

Tips ini telah disunting dari berbagai sumber dengan informasi utama dan ilustrasi dari sini. Tip ini bermanfaat bagi Anda? Jangan lupa, silakan kasih komentar..